شاخص کلیدی عملکرد (KPI) به شاخص هایی گفته می شود که پیشرفت در امری را به صورت نتایج ملموس ارائه می دهند. این شاخص ها کسب وکارها را بر پیشرفت استراتژیک و عملیاتی متمرکز نموده، و با ایجاد زیر ساخت های تحلیلی برای تصمیم گیری های دقیقتر، به کسب و کارها امکان تشخیص تاثیر گذار ترین عوامل بر جنبه های مختلف فرآیندهای خود را می دهند.
شاخص کلیدی عملکرد و توسعه سنجش عملکرد رویه ای است که شامل بیان آنچه سازمان در تلاش برای انجام آن است و سپس شناسایی معنی دار ترین و مفید ترین شاخص های موفقیت می شود. صرف انتخاب معیارهای استاندارد از یک لیست طولانی از اقدامات احتمالی موثر نیست. معیارهای عملکرد، یا شاخص های کلیدی عملکرد، بخشی کلیدی در هر سیستم مدیریت استراتژیک هستند، زیرا برای ارزیابی اثر بخشی اجرای استراتژی حیاتی هستند. شاخص های کلیدی هملکرد همچنین به تجزیه و تحلیل شکاف بین عملکرد واقعی و هدفمند و اندازه گیری اثربخشی سازمانی و کارایی عملیاتی کمک می کند. معیارهای عملیاتی، معیارهای پروژه، معیارهای مخاطره و اقدامات کارکنان یک سیستم هشدار زودرس در کل سازمان برای کمک به بهبود عملکرد ایجاد می کنند. شاخص های کلیدی هملکرد معنی دار و قوی، بینشی را در مورد عملکرد استراتژی ها، رعایت زمان بندی درست برنامه ها، پروژه ها و خدمات، همینطور مصرف درست بودجه و بهره وری موثر از آنها ارائه می دهند. شاخص های کلیدی عملکرد توجه کارمندان را به آنچه بیشترین اهمیت را برای موفقیت دارد متمرکز می کند و امکان اندازه گیری موفقیت ها را فراهم می کند. ویژگی های یک شاخص کلیدی هملکرد کارآمد به صورت زیر است:
ارزش نسبی هوش تجاری مجموعه ای از اندازه گیری ها، هنگامی که سازمان بداند چگونه از معیارهای مختلف استفاده می شود و چگونه انواع مختلف اندازه گیری ها به ترسیم نحوه کار سازمان کمک می نماید، به میزان قابل توجهی بهبود میابد. شاخص های کلیدی عملکرد را می توان به انواع مختلفی تقسیم کرد:
هر سازمانی هم به اقدامات استراتژیک و هم به اقدامات عملیاتی احتیاج دارد، و برخی از آنها معمولا از قبل وجود دارند. اقدامات استراتژیک ، عملیاتی و سایر موارد در زیر شرح داده شده است:
برای کمک به درک اینکه چگونه استراتژی به طور موثر اجرا می شود، می توان از یک خانواده کامل از اقدامات، از جمله اقدامات هر یک از این دسته ها استفاده کرد.
تحلیل عملکرد داده ها را به مفاهیمی قابل درک تبدیل می کند. اینگونه تحلیل ها تاثیر بسیاری در کمک به کسب و کارها برای تصمیم گیری و برنامه ریزی دقیقتر و دستیابی به نتایج استراتژیک بهتر، خواهند داشت. این بخش بر اندازه گیری و ارزیابی عملکرد برای تعیین نمودن اینکه چه بخش های به درستی کار می کنند و چه بخش هایی با مشکل مواجه هستند، به کار گرفتن روش های تصحیح و تبدیل شدن به یک سازمان با بهره وری بالا، تمرکز دارد.
علیرغم اینکه انتخاب درست ترین عوامل برای ثبت و اندازه گیری، راه اندازی سیستم های اندازه گیری عملکرد، و ایجاد اکوسیستمی که تحت آن اطلاعات مربوط به عملکرد کسب و کارها ثبت و قابل استفاده باشد، امری بیسیار پیچیده و زمان بر است، موفقیت در پیاده سازی چنین اکوسیستمی مزیت های فراوانی برای سازمان ها و کسب و کارها در پی خواهد داشت.
تجزیه و تحلیل عملکرد هنگامی موثر است که نحوه تفسیر الگوها به خوبی درک شده و مقایسه ها معنادار باشند. دانسته های زیادی در یک مشاهده از داده ها یا مقایسه نادرست نقاط وجود ندارد. بسیاری از افراد و تیم ها صرفا بر اساس انتخاب های ضعیف مقایسه مانند درصد تغییر نسبت به دوره قبل یا میانگین متحرک تصمیم می گیرند. در حالی که پیش بینی درست اینکه آیا شرایط بهتر می شود یا خیر، نیاز به درک عمیق تری از اعداد دارد.
تجزیه و تحلیل عملکرد به معنی ارائه و استفاده از اطلاعات مربوط به عملکرد برای پشتیبانی از تصمیم گیری به روش های جدید و بهبود یافته است.
فرآیند تجزیه و تحلیل عملکرد از روش ها و نرم افزارهای اندازه گیری استفاده می کند تا اطلاعات مناسب را در زمان مناسب در اختیار افراد مناسب قرار دهد. تجزیه و تحلیل عملکرد به برنامه ریزی استراتژیک، پیاده سازی مدیریتی و اجرای استراتژی ساختار و نظم می بخشد و به چرخش اطلاعات عملکرد کمک می نماید. در نهایت، تجزیه و تحلیل عملکرد به طور موثر به تبدیل داده های پراکنده شرکت ها به اطلاعات و دانش کمک می کند. پیاده سازی راهکار اتوماسیون و مدیریت تجزیه و تحلیل عملکرد به صورت مداوم معمولا با یک تیم، در بخش فناوری اطلاعات آغاز می شود. این تیم نرم افزار را انتخاب و پیاده سازی می کند، ساختار کارت امتیازی را ایجاد می نماید، داده ها را تبدیل و به سیستم وارد می کند، سپس آنها را مدیریت کرده یا افراد مورد هدف انجام تجزیه و تحلیل ها را یاری می نمایند. سرشاخه سیستم انسجام و ثبات را حفظ می نماید و با اهداف تحلیل هماهنگ می شود. این مالکان اقدامات و ابتکارات را حفظ کرده و در نهایت مسئول اصلاح مداوم اقدامات عملکردی هستند.
تحلیل عملکرد دارای چهار مولفه است:
