مدیریت منابع سازمانی

شرکت‌های در حال رشد در نهایت به مرحله‌ای می‌رسند که دیگر صفحه گسترده‌ها پاسخگوی نیاز آنها نخواهند بود. درست در این نقطه است که نرم افزارهای مدیریت منابع سازمانی وارد عمل می‌شوند: سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی، اطلاعات کلیدی کسب و کارها را جمع‌آوری و سازماندهی می‌کنند و به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند تا فعالیت‌های خود را بهینه‌تر و کارآمدتر انجام دهند؛ این سیستم‌ها حتی قادرند با رشد کسب و کارها توسعه یابند.

بیشتر حرفه‌ای‌ها اصطلاح «مدیریت منابع سازمانی» را شنیده‌اند، اما ممکن است دقیقاً ندانند که نرم افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی چه کاری می‌تواند برای تیم‌هایشان انجام دهد. در این مقاله به توضیح در مورد اینکه مدیریت منابع سازمانی چیست، چگونه کار می‌کند، چه کاری می‌تواند برای کسب و کار شما انجام دهد، چگونه راهکار مناسب را حین استفاده از آنها انتخاب کنید و بسیاری موارد دیگر خواهیم پرداخت.

برای دریافت پاسخ‌های خود در مورد چگونگی استفاده از این سیستم‌ها برای کسب و کار خود این مقاله را با دقت بخوانید.

در هسته اصلی خود، مدیریت منابع سازمانی برنامه‌ای است که فرآیندهای کسب و کارها را به طور خودکار انجام می‌دهد، و امکان نظارت و کنترل‌های داخلی را فراهم می‌کند. این سیستم قادر است با استفاده از یک پایگاه داده مرکزی، ورودی‌های بخش‌های مختلف از جمله حسابداری، تولید، زنجیره تامین، فروش، بازاریابی و منابع انسانی را جمع آوری کند.

هنگامی که اطلاعات در پایگاه داده مرکزی جمع‌آوری می‌شود، رهبران به نمای کلی ارتباط بین بخش‌های مختلف دسترسی پیدا می‌کنند که آنها را قادر می‌سازد تا سناریوهای مختلف را تجزیه و تحلیل کنند، پیشرفت‌های فرآیندها را کشف کنند و دستاوردهای عمده‌ای در بهره‌وری ایجاد کنند. این به معنای صرفه جویی در هزینه و بهره‌وری بیشتر است زیرا افراد وقت کمتری را برای کند و کاو در داده‌های مورد نیاز صرف می‌کنند.

علیرغم اینکه نرم افزار مدیریت منابع سازمانی با هدف پاسخگویی نیازهای مشاغل کوچک در زمینه حسابداری و مالی ساخته شد، امروزه این سیستم‌ها به ابزاری مهم برای شرکت‌‌های مختلف با هر اندازه‌ای تبدیل شده است. بسیاری از شناخته شده ترین و موفق ترین شرکت‌های جهان در ربع قرن گذشته به مدیریت منابع سازمانی متکی بوده‌اند. اکنون این نرم افزارها را می‌توان به گونه‌ای پیکربندی و قیمت گذاری کرد تا پاسخگوی نیازهای مشاغل بزرگ نیز باشند.

به زبان ساده، یک سیستم مدیریت منابع سازمانی کمک می‌کند تا افراد ، فرآیندها و فناوری در یک سازمان متحد و یکپارچه شوند.

• مدیریت منابع سازمانی یک نرم افزار مهم تجاری است که اطلاعات را از بخش‌های مختلف در یک پایگاه داده مشترک جمع آوری می‌کند، و از این طریق رهبران را قادر می‌سازد تا نبض یک شرکت را با استفاده از یک چشم انداز واحد کنترل کنند.

• سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی عملکردهای مهم تجاری مانند امور مالی، تولید، مدیریت موجودی و سفارش، ارتباط با مشتری، بازاریابی و فروش، مدیریت پروژه و منابع انسانی را یکپارچه می‌کنند. یکی از ویژگی‌های مهم آنها تجزیه و تحلیل دقیق و گزارش‌گیری از هر بخش است.

• مدیریت منابع سازمانی می‌تواند با ایجاد یک دورنمای کلی از وضعیت سازمان، در وقت و هزینه به صورت چشمگیری صرفه جویی کند. روندهای ناکارآمد را برجسته و فرصت‌های رشد را آشکار سازد.

• چندین مدل استقرار برای نرم افزار مدیریت منابع سازمانی وجود دارد، از جمله مهمترین آنها سیستم‌های سنتی، ابری و ترکیبی هستند. علیرغم اینکه مدیریت منابع سازمانی ابری در سال‌های اخیر بسیار پر طرفدار شده است، بهترین شکل استقرار بستگی به نیاز شرکت‌ها دارد.

• کسب و کارها باید قبل از انتخاب یک مدل استقرار، اطمینان حاصل کنند که از توانایی‌ها، مدل‌های پیاده سازی، الزامات ادغام و کل هزینه مالکیت ارائه دهندگان خدمات، لیست کاملی تهیه کرده‌اند.

مدیریت منابع سازمانی (برنامه‌ای کوچک که توسط شرکت تحقیقاتی گارتنر در سال ۱۹۹۰ ساخته شد) می‌تواند تا حدی نامفهوم باشد زیرا سیستم مدیریت منابع سازمانی یک نرم افزار یکسان و از پیش تعریف شده‌ای نیست. در حالی که مدیریت منابع سازمانی یک دسته از نرم افزارهای تجاری است، سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی ماژول‌های مختلفی را تشکیل می‌دهند که هر کدام نیازهای خاص تجاری را برطرف می‌کنند. به عنوان مثال، شرکت‌های فعال در زمینه تولید محصول معمولاً ماژول‌هایی برای حسابداری، مدیریت موجودی و سفارش، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و در صورت تولید یا مونتاژ محصولات، ماژول تولید را نیاز دارند. مشاغل خدماتی ممکن است به ماژول‌های حسابداری، مدیریت پروژه، اتوماسیون خدمات حرفه‌ای و مدیریت ارتباط با مشتری نیاز داشته باشند.

هر ماژول اطلاعات را از پایگاه داده مرکزی که یکی از اجزای اصلی یک سیستم مدیریت منابع سازمانی است بازیابی می‌کند و پس از انجام فعالیت‌های مورد نیاز روی آنها، دوباره به پایگاه داده مرکزی باز می‌گرداند. این مخزن مشترک داده قابلیت دسترسی به داده‌ها در همه بخش‌ها را فراهم می‌کند و بنابراین رهبران می‌توانند به ارزیابی و مقایسه عملکرد بخش‌های مختلف کسب و کار و اتخاذ تصمیمات مقتضی بپردازند. همچنین سایر مزایای مدیریت منابع سازمانی مانند اتوماسیون اداری فرآیندها، کنترل‌های داخلی بهتر و فعالیتی هوشمندتر را تأمین می‌کند.

سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی به راهکارهای کارآمدی برای مشاغلی تبدیل شده‌اند که به دنبال استفاده بهینه از منابع هستند. آنها می‌توانند به رهبران کسب و کارها کمک کنند تا سرمایه‌های انسانی و مالی را به نحو بهتری تخصیص دهند یا فرآیندهای کارآمدتری ایجاد کنند که بدون کاهش در میزان کیفیت یا عملکرد، در هزینه‌ها صرفه جویی کنند.

همچنین مدیریت منابع سازمانی در مورد برنامه ریزی و هماهنگی به عنوان یک ابزار در نظر گرفته می‌شود. کارمندان می‌توانند موجودی محصولات و سفارشات مشتری را با جزئیات مشاهده کنند، بنابراین می‌توانند نرخ کارآمدی تأمین کنندگان و تقاضاهای آینده را مقایسه و پیش بینی کنند. در صورت لزوم، آنها می‌توانند برای رفع مشکلات، تنظیماتی انجام دهند. نرم افزار مدیریت منابع سازمانی ارتباط و همکاری را نیز بهبود می‌بخشد زیرا کارمندان می‌توانند وضعیت سایر بخش‌ها را برای اتخاذ تصمیمات خود بررسی کنند.

یک سیستم مدیریت منابع سازمانی به عنوان یک منبع جامع از داده‌ها، مجموعه‌ای از گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها را نیز ارائه می‌دهد که می‌توانند تفاوت‌های گسترده و مفیدی را در راستای فعالیت کسب و کار ایجاد نمایند. توان تبدیل گستره‌ای از اطلاعات به نمودارها و تولید نمودارهایی که روندها را به وضوح نشان می‌دهند و به مدل سازی نتایج احتمالی کمک می‌کنند، از نظر مدیران فعال در زمینه مدیریت منابع سازمانی بسیار ارزشمند است.

سیستم های مدیریت منابع سازمانی با استفاده از یک ساختار داده استاندارد و تعریف شده کار می‌کنند. اطلاعات وارد شده توسط یک بخش بلافاصله در دسترس کاربران مجاز در سراسر کسب و کار قرار می‌گیرد. این ساختار یکپارچه کمک می‌کند تا همه بخش‌ها در یک چارچوب قرار بگیرند. به عنوان مثال، یک زنجیره محلی توزیع غذا را در نظر بگیرید که در چندین مکان مستقر است که اغلب نقدینگی و پرسنل را به اشتراک می‌گذارند. از آنجا که داده‌های مربوط به کیفیت عملکرد، فروش و داده‌های کارمندان از این سایت‌ها به سیستم مدیریت منابع سازمانی منتقل می‌شود، برای تشخیص اینکه هر داده از کدام سایت تولید می‌شود، می‌توان آنها را به راحتی ساختار بندی نمود.

سپس داده‌ها در فرآیندهای کسب و کار و گردش کار در اختیار بخش‌های مختلف قرار می‌گیرند. رهبران می‌توانند ببینند که آیا یک سایت در جلوگیری از هدر دادن منابع به مراتب بهتر از یک سایت همتراز خود در شهرهای دیگر است یا خیر و برای کشف علل آن تلاش کنند، در حالی که عملیات می‌تواند اطمینان حاصل کند که سطوح فعالیت کارکنان با الگوهای ترافیکی همسو است. امور مالی می‌تواند فروش را با هزینه‌های اجاره مقایسه کند تا به مدیران در تصمیم گیری در مورد ادغام اماکن کمک کند.

سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی هنگامی بیشترین ارزش و کارآیی را خواهند داشت که یک شرکت برای هر شاخه اصلی عملکرد خود ماژول مناسب آن را داشته باشد و همچنین ورود و ثبت به موقع و دقیق داده‌ها را تضمین کند. هرچه مشارکت کنندگان بیشتری درگیر شوند، سیستم کارایی بهتری خواهد داشت.

وقتی شرکتی از سیستم‌های تجاری چندین فروشنده همزمان استفاده می‌کند، به طور کلی یکپارچه سازی این امکان را فراهم می‌آورد که داده‌ها به طور خودکار به سیستم مدیریت منابع سازمانی منتقل شوند. سپس می‌توان از این داده‌ها برای بهره‌مندی تمامی فرآیندها و گردش کار در سراسر سیستم مدیریت منابع سازمانی استفاده کرد.

مدیریت منابع سازمانی شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا زمینه‌های دارای فرصت برای ارتقا یا فرصت‌های گسترش کسب و کار خود را شناسایی کنند. جذب کاربر امری کلیدی است: هرچه تعداد کارمندان بیشتری به سیستم دسترسی داشته باشند، تیم‌های بیشتری مشکلات احتمالی را تشخیص خواهند داد، این مشکلات می‌توانند افزایش تقاضا برای یک محصول خاص، دیرکرد در تحویل کالا از یک تامین کننده و یا بحران قریب الوقوع جریان درآمد باشد. سپس کارمندان می‌توانند به صورت پیشگیرانه‌ای آسیب‌های ناشی از آنها را تا حد ممکن کاهش دهند.

مدیران اجرایی به طور کلی بر نتایج متمرکز هستند. استفاده از اطلاعات برای دستیابی به اهدافی مانند افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و پاسخ به تغییر در نیازهای مصرف کنندگان یا شرایط بازار از مصادیق آن است.

برای واحدهای تجاری، نرم افزار مدیریت منابع سازمانی می‌تواند بسیاری از کارهای مستعد خطا مانند یکسان سازی حساب‌ها، صورتحساب‌های مشتری و پردازش سفارش را به صورت خودکار و با حداقل خطا انجام دهد و اطلاعات مورد نیاز تیم‌ها را به منظور افزایش کارآمدی آنها فراهم کند.

اما زیبایی واقعی مدیریت منابع سازمانی این است که نه تنها با ذخیره و سازماندهی داده‌ها، بلکه با شناسایی الگوها و مشخص کردن ناهنجاری‌هایی که نیاز به بررسی دارد، می‌تواند چشم‌انداز دقیق و عمیقی از فرآیندها و شاخص‌های کلیدی عملکرد کسب و کارها ارائه دهد. امری که با استفاده از صفحه گسترده‌ها تقریبا محال به نظر می‌رسد.

سایر مزایای مربوط به کسب و کارها:

• دسترسی به داده‌ها از هر مکان ممکن

  کارمندان دیگر نیازی به غرق شدن در انبوهی از کاغذها یا پرونده‌های پراکنده در یک میز کار ندارند. با استفاده از مدیریت منابع سازمانی مبتنی بر ابر، مدیر انبار می‌تواند از طریق تلفن همراه در حالی که در طبقات فروشگاه است وارد سیستم شود یا یک فروشنده می‌تواند موجودی کالا را در حضور مشتری بررسی کند.

• اطلاعات دائما به روز هستند

  از آنجا که سیستم مدیریت منابع سازمانی به طور مداوم از بخش‌های مختلف اطلاعات را دریافت می‌کند، مثلا پس از جمع آوری موجودی، ارسال داده‌های یک پرداخت یا ارسال نامه‌های الکترونیکی به مشتریان، بلافاصله به‌روز می‌شود. این امر یک مزیت کلیدی را فراهم می‌کند زیرا تصمیم گیرندگان انتخاب خود را بر اساس داده‌های دقیقه به دقیقه انجام می‌دهند.

• اتخاذ تصمیمات بر اساس داده‌های یکسان

  با یک پایگاه داده مشترک، همه تصمیم گیرندگان در یک وضعیت هستند. هیچ منبع اطلاعاتی تکراری یا متناقضی وجود ندارد و شرکت‌ها توانایی برنامه ریزی و توزیع خودکار گزارش‌های پویا را دارند. به عمق بیشتری از اطلاعات احتیاج دارید؟ با کلیک روی گزارش گیری می‌توان به داده‌های بیشتری دسترسی پیدا کرد.

شرکت‌های فعال در هر زمینه صنعتی، با مدل‌های متنوع تجاری، به مزایای مدیریت منابع سازمانی پی برده‌اند. راه حل‌های انعطاف پذیر با عملکرد گسترده می‌توانند طیف گسترده‌ای از سازمان‌ها را پوشش داده و نیازها را برآورده کنند.

صنایعی که برای راه اندازی مشاغل خود می‌توانند از سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی استفاده کنند عبارتند از:

• تبلیغات و رسانه دیجیتال

• پوشاک، کفش و لوازم جانبی

• فروشگاه‌های زنجیره‌ای

• مشاورین

• آموزشگاه‌ها

• کسب و کارهای فعال در زمینه انرژی

• خدمات مالی

• خدمات غذایی

• آرایشی و بهداشتی

• بهداشت و علوم زیستی

• خدمات فناوری اطلاعات

• صنایع تولیدی

• رسانه و پخش

• موسسات غیر انتفاعی

• خدمات تخصصی

• هتلداری و رستوران‌ها

• خرده فروشی

• فناوری و نرم افزار

• حمل و نقل و تدارکات

• توزیع عمده

نقش‌ها و کاربران

در سازمان‌های فوق، تعدادی از عملکردهای شغلی که از مزایای مدیریت منابع سازمانی بهره مند می شوند عبارتند از:

• حسابداری / مالی

  تیم حسابداری اغلب اولین گروه ورودی به سیستم هستند. این گروه کلیه معاملات و سایر اطلاعات مالی سیستم، از جمله حسابهای پرداختی، حسابهای دریافتی و حقوق و دستمزد را در سیستم ردیابی و گزارش می‌کند. با استفاده از مدیریت منابع سازمانی، کارشناسان برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل مالی، چه به صورت جداگانه یا بخشی از تیم حسابداری، می‌توانند داده‌های مالی جامع را به پیش بینی‌ها و گزارش‌های مربوط به درآمد، هزینه‌ها و گردش مالی تبدیل کنند.

• زنجیره تامین

  همانطور که کارمندان بر روی عملیات متمرکز شده‌اند، گروهی که شامل نمایندگی‌های خرید، برنامه ریزان موجودی، مدیران انبارها و رهبران ارشد زنجیره تأمین است، برای اطمینان از جریان روان و مستمر کالا از تأمین کننده به مشتری، به سیستم مدیریت منابع سازمانی متکی هستند. آنها روی اطلاعات دقیق و با جزئیات ارائه شده توسط سیستم برای بهینه سازی سطح موجودی کالا، اولویت بندی سفارشات، به حداکثر رساندن تعداد محموله‌های تحویلی به موقع، جلوگیری از ایجاد اختلال در زنجیره تامین و شناسایی فرآیندهای ناکارآمد، حساب می‌کنند.

• بازاریابی و فروش

  یک راهکار مدیریت منابع سازمانی مناسب می‌تواند از طریق خودکار نمودن مدیریت راهبردی و نظارت بر تعاملات احتمالی با شرکت شما، بهره‌وری را افزایش داده و نتایج بهتری را برای تیم فروش شما به ارمغان آورد. نمایندگان می‌توانند در هنگام حرکت در کانال فروش، بحث‌ها را مستند کرده و وضعیت چشم اندازها را تغییر دهند. با استفاده از همان سوابق، تیم بازاریابی می‌تواند ارتباطات را در تمام کانال‌ها، از طریق ایمیل تا نمایش تبلیغات تا رسانه‌های اجتماعی، خودکار و مدیریت کند و اثربخشی آن پیام‌ها و کانال‌ها را برای تخصیص بهتر بودجه خود اندازه گیری کند.

• منابع انسانی

  دپارتمان منابع انسانی تمام اطلاعات کارمندان و روندهای وسیع مربوط به نیروی کار در سیستم را نظارت می‌کند. این ماژول می‌تواند به سرعت اطلاعات تماس، جزئیات مربوط به غرامت و مزایا و سایر اسناد مربوط به هر کارمند را پیدا کند. منابع انسانی همچنین می‌تواند معیارهایی مانند اضافه کاری، متوسط پرداخت بر اساس پست سازمانی، نرخ ارتقا و سایر معیارها را برای تخصیص بهتر کارکنان خود و کمک به مدیران تحول و توسعه سازمانی، کنترل کند.

چه زمانی به سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی نیاز می‌شود؟

در حالی که نرم افزارهای مدیریت منابع سازمانی در ابتدا برای شرکت‌های بزرگ طراحی شده بود (همانطور که از نام آن مشخص است) ارائه نرم افزارهای مبتنی بر فناوری ابری (SaaS) موانع استفاده از آن را کاهش داده و به تعداد بیشماری از شرکت‌های نوظهور و متوسط کمک می‌کند تا بازده، چشم‌انداز و در نتیجه سودآوری خود را افزایش دهند.

چگونه مطمئن شویم که این سیستم‌ها مناسب کسب و کار ما هستند؟

همه شرکت‌ها باید مرتباً فناوری فعلی مورد استفاده خود را مرور کرده و از خود سوال کنند: آیا فناوری‌های حال حاضر ما کمک کننده هستند یا مانع عملکرد ما هستند؟ وقتی سیستم‌های منسوخ یا ناکافی، ناکارآمدی را به فرآیندهای سازمانی تحمیل می‌کنند، در رفتار با داده‌ها ضعیف هستند یا نمی‌توانند از تغییراتی که کسب و کار نیاز دارد پشتیبانی کنند، وقت آن است که به دنبال یک راه حل جدید باشیم

علائم دیگری که گویای زمان تغییر هستند: داده‌های نادرست، عدم توانایی ادغام در سیستم ‌ها، میزان خطاهای زیاد و اعتماد بیش از حد به ایمیل و صفحه گسترده. اگرچه خرید و استقرار نرم افزار مدیریت منابع سازمانی هزینه‌های زیادی را به کسب و کارها تحمیل می‌نمایند، اما این امر اغلب باعث بازگشت سریع سرمایه می‌شود. و برای کسانی که می‌خواهند یک کسب و کار سازمان‌یافته داشته باشند، اولین انتخاب در دسترس است.

تقریباً هر سازمانی که تصمیم به پیاده‌سازی سیستم مدیریت منابع سازمانی می‌گیرد، سیستم‌هایی از پیش در اختیار دارد که می‌تواند با ماژول‌های سیستم جدید جایگزین شود. بدین ترتیب، بخشی از اتخاذ تصمیم پیاده‌سازی سیستم شامل تعیین اینکه کدام سیستم‌های موجود جایگزین می‌شوند، کدام یک باید یکپارچه شوند و چه سیستم‌هایی دست نخورده باقی می‌ماند، خواهد بود.

به یاد داشته باشید، هرچه اطلاعات بیشتری را تحت پوشش سیستم مدیریت منابع سازمانی وارد کنید، اندوخته بیشتری از سرمایه گذاری خود کسب می‌کنید، بنابراین تا حد امکان از جداسازی سیستم‌های موجود از سیستم جدید پرهیز کنید.

تصمیم گیری در مورد زمان ادغام سیستم‌های موجود با سیستم جدید و زمان جایگزینی این سیستم‌ها با ماژول‌های موجود در سیستم جدید سه مورد را برجسته می‌کند:

اول، آیا سیستم‌های موجود کاری را انجام می‌دهند که واقعا به انجام آن نیاز دارید؟ در غیر این صورت، موارد بسیار بهتری جهت جایگزینی سیستم فعلی با ماژول‌های جدید وجود دارد.

دوم، اگر سیستم موجود یک منبع ذخیره است، آیا اتصال دهنده‌ای بین سیستم جدید و سیستم موجود در دسترس است تا داده‌ها بین سیستم جدید و سیستم موجود جریان یابد؟ و اگر چنین است، چقدر قابل اتکا است؟ انتقال داده‌ها امری پیچیده است. این اتصالات همگی می‌توانند به شکل مناسب و منطقی با سیستم‌های جدید ادغام شوند، اما کیفیت و میزان بروزرسانی‌ها متفاوت است. بخاطر بسپارید: هر گونه تغییر مانند ارتقا یا نگهداری در هر دو سیستم می‌تواند اتصالات را خراب کند یا نیاز به تنظیم مجدد داشته باشد. در بدترین حالت، عدم وجود اتصال دهنده کارآمد می‌تواند برنامه‌های ارتقا یافته را به طور کامل از بین ببرد.

سوم، اگر اتصال دهنده‌ای وجود داشته باشد، آیا به صورت بلادرنگ کار می‌کند و تمام داده‌های لازم را از هر سیستم به سیستم دیگر منتقل می‌کند؟ برخی از اتصالات بلادرنگ کار می‌کنند، در حالی که برخی دیگر سیستم‌ها را به صورت روزانه یا هفتگی همگام سازی می‌کنند. برخی فقط مجموعه محدودی از داده‌ها را بین سیستم‌ها جابجا می‌كنند و برخی فقط در یك جهت كار می‌كنند. مثلاً از یك سیستم مدیریت موجودی به سیستم جدید. اگر تیم شما پیکربندی‌های گسترده خاص شرکت را انجام داده باشد، ممکن است برخی از انواع داده‌ها برای اتصال دهنده ناشناخته باقی بمانند.

اگر تصمیم دارید سیستم‌های کارآمد موجود را حفظ کنید و آنها را با سیستم جدید ادغام کنید، در نظر داشته باشید که آزمایش عملکرد صحیح اتصالات بخشی از هر چرخه ارتقا خواهد بود و شخصی‌سازی‌های گسترده می‌توانند مشکلاتی را برای سیستم ایجاد کنند. اگر هدف شما اتوماسیون عملکردهای مدیریتی است، عملکرد دو طرفه به صورت بلادرنگ بسیار مهم است. اطمینان حاصل کنید که برای استمرار جریان داده‌ها، تخصص و ابزار لازم را در اختیار دارید.

بسته به ارائه دهنده، ماژول‌ها و مدل استقرار، هزینه استفاده از این سیستم‌ها بسیار متفاوت است. به طور کلی، هزینه‌ها ممکن است از کمتر از ده هزار دلار در سال تا میلیون‌ها دلار سالانه باشد. این سیستم‌ها با توجه به نیاز مخاطبان هدف قیمت گذاری می‌شوند‌، بنابراین سیستم‌هایی که برای مشاغل نو ظهور و با نرخ رشد بالا ساخته شده‌اند مقرون به صرفه‌تر از سیستم‌های مورد استفاده در شرکت‌های توسعه یافته خواهند بود.

سیستم های مبتنی بر ابر و به طور خاص گزینه‌های SaaS اشتراکی، معمولاً هزینه‌های کمتری نسبت به نرم افزارهای محلی دارند، زیرا نیاز به خرید هیچگونه سخت افزاری وجود ندارد و استخدام متخصصین جهت نگهداری سیستم‌ها نیز منتفی است. با فروش یک سیستم SaaS، ارائه دهنده از سیستم نگهداری می‌کند و از مشتریان خود هزینه دریافت می‌کند، این کار اغلب به ازای هر کاربر است.

قیمت سسیتم نیز بر اساس ماژول‌های مورد نیاز شما متفاوت خواهد بود. پلن‌های اولیه ممکن است دارای ماژول‌های امور مالی و مدیریت موجودی اولیه یا سفارش به صورت پیش‌فرض باشند ، اما افزودن ماژول‌های مکمل هزینه اضافی را به همراه دارد.

برای استفاده از نرم افزارهای داخلی، شرکت‌ها مجوزهای دائمی را خریداری می‌کنند که گران‌تر هستند، اما یک بار هزینه دارند. همانند نرم افزارهای SaaS، قیمت این نرم افزارها نیز بر اساس نوع و تعداد ماژول‌های مورد نیاز متفاوت خواهد بود. اما آنهایی که سیستم‌های داخلی را انتخاب می‌کنند، علاوه بر مجوز، هزینه سرورها و سایر زیرساخت‌ها را نیز برای میزبانی نرم افزار پرداخت می‌کنند، همچنین اغلب با هزینه تعمیر و نگهداری درگیر هستند و ممکن است نیاز به آموزش کارکنان فناوری اطلاعات خود داشته باشند. یک مدل ترکیبی می‌تواند حتی گران‌تر باشد، زیرا علاوه بر هزینه اشتراک سیستم‌های ابری، به بسیاری از منابع برای پشتیبانی سیستم داخلی نیز نیاز خواهد داشت.

در انتها، به یاد داشته باشید که هزینه‌های این سیستم‌ها فراتر از مجوز است. هنگام محاسبه هزینه‌ها برای سیستم‌های مختلف، عواملی مربوط به پیاده‌سازی و راه‌اندازی مانند سفارشی‌سازی، تعمیر و نگهداری، آموزش، ارتقا و پشتیبانی دخیل خواهند بود. این هزینه‌ها از یک مشتری به مشتری دیگر متفاوت خواهند بود. بنابراین پیش از خرید مطمئن شوید که تمامی جزئیات سیستم و هزینه‌های آنها را با ارائه دهنده بررسی نموده و تردیدی در کلیت سیستم مورد نظر نخواهید داشت.

آنچه اکنون به عنوان سیستم مدیریت منابع سازمانی از آن یاد می کنیم در دهه ۱۹۶۰ با اختراع سیستم‌های برنامه‌ریزی نیازهای مواد (MRP) آغاز شد. تولید کنندگان از آنها برای برنامه‌ریزی تولید، اطمینان از وجود تجهیزات لازم برای مراحل تولید و پایش موجودی تمام شده استفاده می‌کردند. دو دهه بعد، فعالان در زمینه فناوری، سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع تولید یا نسل دوم MRP را توسعه دادند. در حالی که نرم افزار MRP II هنوز تولید کنندگان را هدف قرار می‌دهد، قابلیت‌های جدیدی را برای بهبود برنامه‌ریزی تولید ارائه می‌دهد.

در دهه ۱۹۹۰، سیستم مدیریت منابع سازمانی هویت فعلی خود را به عنوان یک پلتفرم واحد مدیریت کسب و کار به دست آورد. این فناوری ابتکاری تمامی جنبه‌های یک کسب و کار، از حسابداری تا توسعه محصول تا تولید، مدیریت سفارش و منابع انسانی را در یک پایگاه داده مشترک قرار داده است. سیستم‌های اولیه نیازمند سرمایه زیاد و هزینه‌های بالای عملیاتی بودند. شرکت‌ها نیاز به خرید سرورها، استخدام یک تیم فناوری اطلاعات با تخصص مناسب و سپس پرداخت هزینه مجوز و راه‌اندازی آن داشتند. پس از آن صورتحساب‌های پر هزینه‌ای برای نگهداری و ارتقا ارائه می‌شد.

اگرچه نسخه‌های قابل میزبانی توسط ارائه دهندگان قبل از ظهور فناوری رایانش ابری در آن زمان نیز موجود بود، اما این سیستم‌ها گران و پیچیده بودند.

سیستم‌های مبتنی بر ابر، از آن زمان بسیاری از نوآوری‌هایی را که طی دو دهه گذشته شاهد آن بوده‌ایم ، تکمیل و تقویت کرد. این مدل محاسباتی به شرکت‌ها این امکان را داده است تا هم در بخش‌های داخلی و هم با شرکای خارجی همکاری بهتری داشته باشند و با ایجاد چشم‌اندازی وسیع، موجب صرفه جویی در وقت و هزینه کسب و کارها شده و آنها را رو به جلو سوق می‌دهد.

اکنون که شرکت‌ها مزایای فوق العاده سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی را تجربه کرده‌اند، به دنبال راه‌هایی برای پیشرفت و تجهیز بیشتر آن هستند. فناوری‌هایی مانند هوش مصنوعی، بلاکچین، واقعیت افزوده و اینترنت اشیا آینده این سیستم‌ها را شکل خواهند داد. اگرچه بسیاری از آنها هم اکنون نیز در این سیستم‌ها گنجانده شده‌اند.

به عنوان مثال، هوش مصنوعی و یادگیری ماشین می‌توانند پایش سازگاری حساب‌ها و معاملات نشان‌دار را که نیاز به بررسی دقیق دارند، به طور خودکار انجام دهند. با این کار در وقت تیم حسابداری صرفه جویی می‌شود و از بار کاری آنها می‌کاهد. کیفیت عملکرد فناوری یادگیری ماشین با پردازش معاملات بیشتر، بهبود می‌یابد و می‌تواند به ارائه پیش بینی‌های دقیق‌تر کمک کند.

بلاکچین داده‌ها را در قالب امن بسته بندی می‌کند و می‌تواند شفافیت را در بین بخش‌های موجود در زنجیره تأمین افزایش دهد. همچنین می‌تواند وضعیت محصولات خاصی را با جزئیات نشان دهد و یک پایش حسابرسی دقیق از تبدیل مواد اولیه به کالای نهایی ایجاد می‌کند. این امر اطلاعاتی را تولید می‌کند که سیستم می‌تواند از آنها برای عملکرد کلی بهتر استفاده کند.

واقعیت افزوده جایگاه خوبی در خرده فروشی پیدا کرده است و به مصرف کنندگان این امکان را می‌دهد که فرش یا تصویر سه بعدی از یک مبلمان را در اتاق نشیمن خود قرار دهند تا قبل از خرید از شکل ظاهری آن مطلع شوند. تمام نقاط داده و تصاویر مورد نیاز برای واقعیت افزوده می‌توانند در سیستم ذخیره شوند.

سرانجام، تعداد شرکت‌هایی که ارزش دستگاه‌های مجهز به اینترنت اشیا را درک کرده‌اند، رو به افزایش است. از جمله این دستگاه‌ها سنسورها، اسکنرها و دوربین‌ها هستند که می‌توانند اطلاعات را به سیستم منتقل نمایند. به عنوان مثال یک سنسور که عملکرد یک قطعه از تجهیزات اتوماسیون انبار را پایش می‌کند، می‌تواند هنگامی که عملکرد یک ماشین کند می‌شود، بلافاصله به مدیر مربوطه اطلاع دهد. این امر می‌تواند نشانه نیاز به تعمیر تجهیزات باشد و تیم فنی می‌تواند قبل از مختل شدن عملکرد کلی تولید، دخالت کند. ردیاب مجهز به فناوری اینترنت اشیا در یک کامیون تحویل می‌تواند نشان دهد که رانندگان مسیرهای نادرستی را طی می‌کنند و عملکرد جی پی اس آنها را نظارت می‌کند.

مدیریت منابع سازمانی یک سیستم مهم تجاری است که باید با نحوه کار هر شرکت متناسب باشد، بنابراین هیچگاه «بهترین» پلتفرم وجود نخواهد داشت. قابلیت‌های مورد نیاز، مدل استقرار مناسب و اندازه شرکت در تصمیم گیری شما هنگام خرید سیستم تأثیرگذار است. بهترین ارائه کنندگان را برگزینید و همواره سوابق تخصصی و نظرات دیگر مشتریان آنها را بررسی نمایید.

مشاغل همچنین باید نقشه راه ارائه دهنده نرم افزار را برای فناوری‌های نوظهور مانند اینترنت اشیا و بلاکچین در نظر بگیرند.

با ماژول‌های اساسی کسب و کار خود شروع کنید و از آنجا حرکت کنید. شرکت‌ها اغلب با یک ماژول مالی شروع می‌کنند تا وظایف اساسی حسابداری را خودکار کنند و به رهبران اجازه دهند نقدینگی موجود و جریان نقدینگی به داخل و خارج از سازمان را به راحتی مشاهده کنند. شرکت‌های تولیدی معمولاً نیاز دارند مدیریت موجودی و سفارش را فوراً محاسبه کنند زیرا این امر می‌تواند صرفه جویی قابل توجهی در خرید، ذخیره سازی و حمل و نقل ایجاد کند. یک برنامه تجارت الکترونیکی که به سیستم متصل می‌شود در اولویت فروشندگانی است که به این کانال فروش اعتماد می کنند. از طرف دیگر، سازمان‌های خدماتی ممکن است با یک ماژول اتوماسیون خدمات حرفه‌ای کار خود را - به منظور ساده سازی فعالیت کارمندان و پایش منابع و صورتحساب پروژه - شروع کنند.

در مرحله بعد، یک ماژول مدیریت ارتباط مشتریان یک گام محتاطانه است زیرا می‌تواند ارتباطات مشتری را بهبود بخشد، در حالی که ماژول‌های زنجیره تامین برای تولید، تهیه و / یا مدیریت انبار می‌توانند خرید و تولید را با تقاضا بهتر هماهنگ کنند. یک ماژول اتوماسیون بازاریابی یکپارچه با سیستم برای جذب و حفظ مشتری از طریق تکنیک‌های خلاقانه، گام مفید بعدی است.

مشاغل دارای تعداد زیادی کارمند باید برای بهبود تجربه کارمندان و کسب شهرت به عنوان یک محل کار عالی، سیستم‌های مدیریت منابع انسانی یا مدیریت سرمایه انسانی را به عنوان گام بعدی اضافه کنند.

سیستم «مناسب» برای شرکت شما سیستمی است که اکنون نیازهای شما را پشتیبانی می‌کند و به اندازه کافی مقیاس پذیر است که می‌تواند با تجارت شما رشد کند. از ماژول‌ها و ویژگی‌هایی که موجب صرفه جویی می‌شود و به شما کمک می‌کند بیشتر استفاده کنید.

این یک تصمیم بزرگ است، بنابراین برای ارزیابی دقیق همه گزینه‌ها وقت کافی بگذارید.

خرید و پیاده سازی یک سیستم مدیریت منابع سازمانی پیش از این دلهره آور و طاقت فرسا بود. اما راهکارهای موجود، امروزه به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا در هر مرحله یک گام برداشته و در صورت نیاز به آنچه در اختیار دارند، اضافه کنند. این ویژگی هرگز پیش از این در دسترس سازمان‌ها نبوده است و رهبران باید از این مزیت استفاده کنند. این سیستم‌ها برای هر شرکتی که می‌خواهد دید وسیع‌تری از کسب و کار خود برای رقابت و پیروزی داشته باشد، به پدیده‌ای جدایی ناپذیر تبدیل شده است.